Instituto Aprender Mais - Porque conhecimento é poder

DESCRIÇÃO

Equipes enxutas, ambientes amplos e claros, terminais de computador na mesa de trabalho: este é o cenário do escritório moderno. Para formar um bom ambiente, o profissional deve ter consciência das metas da empresa, valorizar o trabalho em equipe, ser capaz de realizar tarefas diversificadas e manter o alto astral. Auxiliares e assistentes administrativos são profissionais que exercem funções de apoio dentro de uma empresa. Não há regra geral para a denominação de cargos e descrição de tarefas, pois a organização administrativa depende das condições do mercado, da conjuntura econômica e das características próprias de cada empresa. Além de assistentes e auxiliares, os profissionais podem ser chamados de analistas, especialistas em pessoal, contabilidade, compras, vendas, planejamento e marketing. Um profissional é de apoio ou não dependendo da atividade final da empresa. Num banco, por exemplo, em que a atividade financeira é a principal, pesquisa e atividades jurídicas são de apoio. Num grande escritório de direito, por outro lado, é a gerência financeira que funciona como apoio. De modo geral, todo o pessoal envolvido em atividades secundárias em relação à atividade principal da empresa pode ser classificado como auxiliar ou assistente administrativo. Entram nesse grupo estagiários, office-boys, secretárias e todo o pessoal de recursos humanos, contabilidade, administração financeira, marketing. Office-boys ou mensageiros encarregam-se de entregas internas ou externas de documentos, valores, malotes, encomendas e de efetuar serviços externos em bancos, cartórios, correio, além de atender telefone quando encontram-se na empresa. O perfil dos auxiliares e assistentes administrativos mudou muito com a informatização. As empresas normalmente esperam que possam seguir carreira e, portanto, devem ser versáteis, realizar tarefas diversas e estar motivados para crescer junto com a empresa.

FORMAÇÃO

Atualmente quase todas as firmas exigem ensino médio completo, de preferência na área técnica, e noções de informática para o pessoal de apoio. As exigências são maiores para assistentes administrativos do que para auxiliares de escritório. Na maioria das empresas, falar inglês conta muitos pontos a favor e em algumas é imprescindível. Grandes empresas consideram primordial que o candidato esteja cursando curso superior. Experiência prévia muitas vezes é dispensável. Há empresas que preferem candidatos jovens que aprendam o serviço à maneira da casa. Os profissionais devem atualizar-se sempre, fazendo cursos de extensão, estudando idiomas, aprendendo a utilizar novos programas de informática. Para office-boys muitas empresas exigem apenas o ensino fundamental, mas a maioria tem exigido que estejam cursando o ensino médio para que siga carreira.

CONHECIMENTOS ÚTEIS

• atenção a detalhes;
• boa disposição física;
• capacidade de comunicação;
• capacidade de concentração;
• capacidade de organização;
• desembaraço;
• facilidade para matemática;
• habilidade para trabalhar em equipe;
• iniciativa;
• senso de responsabilidade;
• sociabilidade;

PRINCIPAIS ATIVIDADES

As atividades de auxiliares e assistentes administrativos variam de acordo com o ramo e o porte da empresa:

• redigir e digitar cartas, relatórios, notas fiscais, faturas e outros documentos;
• fazer registros de pessoal, cuidando dos arquivos, documentações, pendências trabalhistas;
• atender telefone, receber e orientar visitantes;
• passar fax e correio eletrônico e fazer fotocópias;
• classificar, codificar e arquivar documentos e informações;
• receber, distribuir e enviar correspondência, inclusive eletrônica;
• endereçar e envelopar cartas e pacotes;
• receber pagamentos de clientes e providenciar pagamentos devidos;
• abrir ordens de serviço;
• fazer cotação de preços e fazer ordens de compras;
• registrar as despesas.